プライバシーポリシー

東亜手続きサポート株式会社（以下「当社」といいます。）は、当社が提供する各種手続き支援サービス（以下「本サービス」といいます。）において取得する個人情報の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他の関連法令・ガイドラインを遵守し、適切に取り扱います。本プライバシーポリシーは、当社における個人情報の取扱いについて定めるものです。

1. 会社情報

事業者名：東亜手続きサポート株式会社

住所：〒100-0005 東京都千代田区丸の内1丁目8-3 丸の内トラストタワー本館

電話番号：+81 3-6824-9175

メールアドレス：[email protected]

2. 取得する情報および取扱い

当社は、本サービスの提供、問い合わせ対応、契約の締結・履行、法令上の義務の履行等のため、以下の情報を取得し、利用することがあります。

• 氏名、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日、性別、国籍等の基本情報
• 勤務先名、部署名、役職、連絡先等の業務関連情報
• 本人確認書類に記載された情報、マイナンバー関連情報（法令で認められる範囲に限る）
• 申請・届出・各種手続きに必要な情報、提出書類の内容
• 問い合わせ内容、相談内容、通話記録、メール等の通信記録
• 契約情報、請求・支払情報、取引履歴
• ウェブサイトの閲覧情報、Cookie、端末情報、アクセスログ、IPアドレス、ブラウザ情報等

当社は、適法かつ公正な手段により個人情報を取得し、偽りその他不正の手段により取得することはありません。

3. 利用目的

当社は、取得した個人情報を、以下の目的の範囲内で利用します。

• 本サービスの提供、運営、管理のため
• 各種手続きの代行、支援、書類作成、申請補助、進捗管理のため
• 本人確認、契約締結、契約内容の確認および履行のため
• 問い合わせ、相談、苦情等への対応のため
• 請求、支払管理、入金確認、会計処理のため
• 法令、行政機関、裁判所その他の公的機関への対応のため
• サービス品質向上、業務改善、研修、記録管理のため
• 当社のウェブサイト、システム、サービスの安全性確保、不正利用防止のため
• 当社の案内、連絡、重要なお知らせの送付のため
• 上記に付随する業務のため

4. 個人情報の取扱いに関する法的根拠

当社は、日本法上、個人情報の取扱いについて主として以下の法的根拠に基づきます。

• 本人の同意がある場合
• 契約の締結または履行のために必要な場合
• 法令上の義務を履行するために必要な場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要な場合
• 国の機関、地方公共団体等への協力が必要な場合
• 当社または第三者の正当な利益を保護するために必要な場合であって、本人の権利利益を不当に侵害しない場合

なお、要配慮個人情報、個人番号（マイナンバー）および特定個人情報については、関連法令に従い、必要な範囲で厳格に取り扱います。

5. 個人情報の第三者提供および共同利用

当社は、次の場合を除き、本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要で、本人の同意を得ることが困難な場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要で、本人の同意を得ることが困難な場合
• 国の機関等への協力が必要で、本人の同意取得により当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
• 利用目的の達成に必要な範囲で業務委託先に提供する場合
• 合併、会社分割、事業譲渡その他の事由により事業が承継される場合

当社は、業務遂行上必要な範囲で、書類作成、システム運用、配送、決済、顧客管理、クラウドサービス等を委託することがあります。この場合、当社は委託先に対して適切な監督を行います。

当社が共同利用を行う場合は、法令に従い、共同利用する個人情報の項目、共同利用者の範囲、利用目的、管理責任者を別途公表または通知します。

6. 外国にある第三者への提供

当社は、クラウドサービス、メール配信、データ保管、業務委託等のため、個人情報を外国にある第三者に提供し、または外国にあるサーバーに保存することがあります。

この場合、当社は、個人情報保護法その他関連法令に従い、提供先の個人情報保護制度、提供先が講ずる保護措置、本人が講ずべき措置等について必要な情報を確認し、適切な安全管理措置を講じます。法令上必要な場合には、本人の同意を取得します。

7. 保存期間

当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間、または法令で定められた保存期間の範囲内で保有します。保存期間の経過後、または利用目的の達成後は、当社の定める手続に従い、遅滞なく消去または匿名化等の措置を講じます。

ただし、以下の場合には、必要な範囲でより長期間保存することがあります。

• 法令に基づく保存義務がある場合
• 紛争対応、権利行使または防御のために必要な場合
• 会計、税務、監査等のために必要な場合

8. ご本人の権利

ご本人は、個人情報保護法その他の法令に基づき、当社が保有するご自身の個人情報について、以下の請求を行うことができます。

• 開示
• 訂正、追加または削除
• 利用停止または消去
• 第三者提供の停止
• 利用目的の通知
• データポータビリティに相当する情報提供を求めることが法令上認められる場合の請求
• 異議申立てまたは利用に関する制限を求めることが法令上認められる場合の請求

これらの請求を行う場合は、後記「12. お問い合わせ窓口」までご連絡ください。なお、法令上の要件を満たさない場合、または当社の業務遂行に著しい支障を及ぼす場合等には、ご請求に応じられないことがあります。

9. 同意の撤回

ご本人が個人情報の取扱いについて同意した場合であっても、法令上認められる範囲において、いつでも同意を撤回することができます。同意の撤回を希望される場合は、当社までご連絡ください。

ただし、同意の撤回前に行われた取扱いの適法性には影響しません。また、同意の撤回により、本サービスの全部または一部をご利用いただけなくなる場合があります。

10. 苦情・相談および監督機関への申立て

当社の個人情報の取扱いに関する苦情、相談、開示等の請求については、まず当社のお問い合わせ窓口までご連絡ください。当社は、誠実かつ迅速に対応します。

また、個人情報保護法その他の法令に基づき、必要に応じて、個人情報保護委員会その他の所管機関への相談・申立てを行うことができます。

11. 安全管理措置

当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん、不正利用等を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。主な措置は以下のとおりです。

• 個人情報保護に関する社内規程の整備
• 従業者に対する教育・監督
• アクセス権限の管理、認証管理、ログ管理
• 通信および保存データの暗号化等の技術的対策
• 委託先の選定および監督
• 保管場所、書類、端末の物理的管理
• 事故発生時の報告・対応体制の整備

当社は、安全管理措置の内容を継続的に見直し、必要に応じて改善します。

12. お問い合わせ窓口

個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、開示等の請求、苦情、相談は、以下の窓口までご連絡ください。

東亜手続きサポート株式会社

住所：〒100-0005 東京都千代田区丸の内1丁目8-3 丸の内トラストタワー本館

電話番号：+81 3-6824-9175

メールアドレス：[email protected]

13. プライバシーポリシーの変更

当社は、法令の改正、事業内容の変更、運用上の必要性その他の理由により、本プライバシーポリシーを変更することがあります。変更後の内容は、当社ウェブサイトへの掲載その他適切な方法により公表し、別途定める場合を除き、掲載時から効力を生じます。

重要な変更を行う場合には、合理的な方法により事前に通知するよう努めます。

制定日：2026年4月24日